Sursa foto: Shutterstock
Un teambuilding reușit îmbină distracția cu beneficiile reale pentru echipă. Organizarea unui astfel de eveniment implică pași concreți și atenție la detalii, iar această listă te ajută să gestionezi procesul cu încredere, evitând deciziile la întâmplare.
Indiferent dacă ai în responsabilitate doar un grup mic sau coordonezi un proiect pentru toată compania, aici găsești o structură practică, ușor de urmat, cu exemple aplicate și mențiuni utile pentru fiecare pas. Parcurge lista, adaptează recomandările nevoilor proprii și descoperă cum poți transforma orice team building într-o experiență pozitivă pentru întreaga echipă!
De ce să organizezi un teambuilding?
Organizarea unui team building într-o manieră clară și ordonată susține colaborarea între colegi, îmbunătățește comunicarea și creează un mediu în care toți se simt incluși. Poți folosi aceste ocazii pentru a clarifica valori comune, pentru a reduce tensiunile sau a spori motivația grupului. De exemplu, după o perioadă cu proiecte stresante, o zi cu activități de relaxare și jocuri poate să ridice moralul întregii echipe.
Definește obiectivele și tema evenimentului
- Stabilește ce vrei să obții: Notează două scopuri principale, cum ar fi consolidarea echipei sau dezvoltarea abilităților de rezolvare a problemelor. Comunică aceste obiective către toți cei implicați.
- Creează o temă potrivită: O temă face evenimentul mai atractiv și îi dă fir roșu (exemplu: „Detectivi pentru o zi” sau „Campionat sportiv intern”). Tema influențează tipurile de activități și ajută la promovarea evenimentului în intern.
- Leagă activitățile de scopul stabilit: Dacă vrei să dezvolți comunicarea, introdu sarcini în care colaborarea contează, cum ar fi jocuri de echipă sau probleme de rezolvat în grup.
- Colectează idei din echipă: Implică-i pe colegi în proces, cere propuneri și asigură-te că tema aleasă se potrivește tuturor.
Stabilește bugetul și prioritățile
- Solicită aprobarea unui buget realist.
- Împarte suma pe categorii:
- Locație
- Transport
- Cazare
- Masa
- Activități
- Materiale
- Premii sau suveniruri
- Prioritizează banii acolo unde contează: Alege locații adaptate grupului, ocupă-te de activități interactive și pune accent pe calitatea facilitatorului.
- Pregătește un mic fond de rezervă (10-15%) pentru schimbări neprevăzute.
Folosește un tabel simplu (în Excel sau Google Sheets) pentru a urmări toate cheltuielile. Astfel, poți ajusta rapid dacă apar costuri suplimentare.
Alege perioada, durata și locația potrivită
- Realizează un sondaj de disponibilitate: Trimite un formular rapid pentru a verifica când poate participa majoritatea colegilor.
- Decide durata corectă:
- 1 zi: ideal pentru echipe mici sau obiective punctuale.
- 2-3 zile: recomandat pentru proiecte ample sau pentru echipe dispersate geografic.
- Selectează locația adecvată:
- Natură: perfectă pentru energizare și relaxare.
- Centru de evenimente: confort și facilități moderne.
- Sediul companiei: soluție economică.
- Analizează accesul la locație: Locațiile din apropiere reduc costurile de transport și timpul pe drum.
- Verifică facilitățile disponibile înainte să faci rezervarea.
O echipă care a optat pentru un complex cu spații de sport a reușit să combine activitățile în aer liber cu sesiuni scurte de training indoor.
Gestionează eficient lista de participanți
- Pregătește lista participanților și verifică prezența lor înainte de eveniment.
- Colectează date utile: Preferințele culinare, nevoile medicale, preferințe de participare sau activități preferate.
- Trimite invitațiile cu cel puțin 2-3 săptămâni înainte.
- Creează echipe echilibrate, ținând cont de competențe și personalitate.
- Monitorizează actualizările: Notează cine nu poate participa și adaptează activitățile dacă modificările sunt semnificative.
Dacă organizezi un team building pentru un departament de vânzări și unul de suport tehnic, poți crea grupuri mixte pentru a favoriza schimbul de experiență și de idei.
Planifică activități variate și relevante
- Alege activități care susțin obiectivele: Colaborare, creativitate, comunicare sau relaxare.
- Combină mai multe tipuri:
- Outdoor: drumeții, concursuri sportive, treasure hunt
- Indoor: boardgames, quiz-uri, ateliere de creație
- Online: jocuri virtuale dacă ai echipă remote
- Lasă loc și pentru pauze sau discuții informale.
- Comunică din timp programul zilei.
O agenție a optat pentru o combinație între o competiție de gătit și un mini campionat de volei. Îmbinarea acestor activități a permis tuturor să se implice, indiferent de vârstă sau abilități.
Organizează logistica eficient
- Planifică transportul: Rezervă la timp microbuze, autocare sau transmite instrucțiuni clare pentru transportul propriu.
- Confirmă cazarea: Respectă preferințele participanților, asigură facilități pentru cazuri speciale.
- Verifică existența echipamentelor necesare: Proiector, flipchart, internet, sistem audio etc.
- Asigură catering adaptat: Include opțiuni fără alergeni sau meniuri vegetariene/vegane.
- Transmite din timp informații despre ținută și alte recomandări practice.
- Marchează spațiile importante și oferă indicații clare pentru fiecare tip de activitate.
- Împarte responsabilitățile logistice între membrii echipei de organizare.
- Organizează sesiuni foto sau video, doar cu acordul participanților.
Folosește o platformă digitală de checklist partajată (ex: Google Keep sau Asana), unde fiecare responsabil bifează sarcinile realizate.
Comunică eficient și promovează evenimentul intern
- Trimite invitații digitale personalizate, cu detalii despre program.
- Setează remindere automate pentru a asigura participarea.
- Folosește materiale vizuale cu tema evenimentului (afise, tricouri cu logo, bannere).
- Pregătește pachete mici cu suveniruri – acestea creează amintiri plăcute și intensifică sentimentul de apartenență.
- Creează un canal de comunicare rapid (WhatsApp, Slack) pentru întrebări sau urgențe.
Evaluează evenimentul și colectează feedback
- Trimite un chestionar digital la finalul evenimentului (Google Forms, SurveyMonkey).
- Întreabă direct:
- Care activitate a fost preferată?
- Ce ai schimba pentru următorul eveniment?
- Ce propuneri au participanții pentru viitoare ediții?
- Analizează feedback-ul cu echipa de management și identifică idei de îmbunătățire.
- Publică un scurt rezumat cu concluziile și câteva fotografii, într-o știre internă sau newsletter.
După fiecare team building, o companie de consultanță transmite colegilor un raport scurt cu concluziile și ideile pentru următoarea ediție. Astfel, participanții simt că părerea lor contează și devin mai motivați să se implice.
Colaborează eficient cu furnizorii
- Alegi parteneri cu experiență în acest domeniu (agenții, firme specializate sau freelanceri cu referințe bune).
- Verifică portofoliul furnizorilor înainte să semnezi contractul.
- Solicită oferte personalizate, adaptate specificului echipei tale.
- Evită activitățile repetitive sau “standard” – caută mereu propuneri noi sau adaptări pentru a menține interesul oamenilor.
- Negociază clar serviciile incluse, responsabilitățile și termenele.
Discută cu alte companii sau consultă grupuri profesionale pentru a primi recomandări reale despre furnizorii de servicii. De exemplu, întreabă dacă firma de facilitatori a respectat programul și dacă echipa a fost mulțumită de activitățile alese.
Checklist-ul de mai sus te ajută să planifici, să monitorizezi și să îmbunătățești fiecare team building organizat. Salvează această listă pentru următoarele ediții, actualizeaz-o după fiecare eveniment și împărtășește-o cu colegii implicați în organizare. Cu o planificare atentă, orice team building devine o ocazie de dezvoltare reală și de consolidare a relațiilor în echipă. Pune aceste recomandări în practică la fiecare etapă și te vei bucura de rezultate vizibile, fără stres suplimentar.